Klassifizierungsvorlagen

Eine Klassifizierungsvorlage ist die Basis der automatischen Zuordnung von Dokumenten. Dies ist Voraussetzung für die Verwendung der Scan Inbox. Dokumente können auf Basis des Inhalts (Schlagwörter) und/oder Layouts automatisch von ecoDMS klassifiziert werden. Es ist auch möglich mehrere Vorlagen für einen Dokumententyp zu erfassen. Werden mehrere Klassifizierungsvorlagen für ein Dokument erkannt, gibt ecoDMS diese im Klassifizierungsdialog in Tabs als Mehrfachklassifizierung aus.

Die Erkennung von Vorlagen ist abhängig:

• vom Dateityp
• Inhalt und
• von der Lesbarkeit und Qualität der Dokumente

Wird dann ein Dokument, welches den hinterlegten Vorlagenkriterien entspricht, archiviert, füllt ecoDMS die Klassifizierungsattribute gemäss Ihrer Vorgaben automatisch aus.

Die Positionen zur Klassifizierung, welche ausgelesen werden sollen, müssen in ecoDMS auf dem Muster-Beleg definiert werden. Dies erfolgt via Markierung der gewünschten Dokumentenpositionen im Vorlagen Designer. Zur Erstellung einer Vorlage im Vorlagen Designer wird auf das Handbuch von ecoDMS Kapitel 10.2 verwiesen.

Im ecoDMS Designer können optional für das Matching der Klassifizierungsvorlage entsprechende Schlagwörter hinterlegt werden. Die Vorlage wird erkannt und ausgeführt, sofern das überprüfte Dokument exakt diese Schlagwörter beinhaltet oder dem Layoutmuster entspricht. Bei erfolgreicher Übereinstimmung und Erkennung werden die gespeicherten Klassifizierungs-Informationen der Vorlage geladen.

Hinweis: Ein Dokument wird nur klassifiziert, sofern für den Benutzer von ecoDMS für das jeweilige Dokument eine entsprechende Berechtigung zur Klassifizierung vorliegt.

Arten der Vorlagen Erkennung

Eine Klassifizierungsvorlage ist die Basis für die automatische Zuordnung von Dokumenten. Innerhalb dieser Vorlage wird festgelegt, wie das Dokument in ecoDMS (automatisch) abgelegt / klassifiziert werden soll.

ecoDMS unterscheidet hierbei zwischen

• einfachen Vorlagen und
• "Formular Vorlagen"

Einfache Vorlage (Schlagwort Erkennung)

• Die Basis einfacher Vorlagen sind Schlagwörter, die im Dokument vorkommen müssen, damit die Zuordnung entsprechend der Vorgabe erfolgt.

• Das Layout von einem Dokument wird hierbei nicht beachtet.

• Die Schlagwörter werden vom Benutzer über den Vorlagen Designer erfasst und so als Klassifizierungsvorlage gespeichert.

Formular Vorlagen (Layout Erkennung)

• Dies Basis von Formular Vorlagen sind Layouts und Positionen in einem Dokument.

• Über den Vorlagen Designer wird das Dokumenten-Layout vom System für die Vorlage gespeichert.

• Ausserdem kann der Benutzer Felder farblich im Dokument markieren.

• Deren Inhalte werden dann in die gewählten Klassifizierungsattribute übernommen.

RegEx(p)

Die Klassifizierungsattribute können optional mit regulären Ausdrücken (Regular Expressions – Abkürzung: RegExp oder Regex) eingegrenzt werden. Auf diese Weise können Sie den Suchraum der Klassifizierungsattribute noch genauer eingegrenzt werden.

Beispiel für die Schlagwörtereingrenzung mit RegExp

Erlaubte Zeichen innerhalb des definierten Bereiches für die Merkmalsextraktion (Formular-Felder)

Erlaubte Zeichen innerhalb des definierten Bereiches für die Merkmalsextraktion (ohne fixer Position – optional)