BDE Import Log
Die Tabelle BDE Import Log kann man sich als To-Do Liste für die Funktion vorstellen, welche Buchungen aus dem TimeSafe nach BC importiert. Jeder Log Eintrag ist die Basis für einen API-Call nach Buchungen für einen Mitarbeiter und einen Tag. Dabei werden nur für diejenigen Einträge eine Abfrage gemacht, welche noch nicht abgeschlossen wurden.
Die Log Einträge (bzw. To-Do’s) müssen via Funktion «Einträge erstellen» im Vorfeld generiert werden.
| BDE Import Log | |
|---|---|
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| Mitarbeiternr. | Mitarbeiternummer des Mitarbeiters, für welcher der Log Eintrag erstellt wurde. |
| Datum | Kalender-Datum (dient als Parameter für API-Aufruf für Abfrage nach Buchungen für dieses Datum und Mitarbeiternummer) |
| Abgeschlossen | Buchungen zu abgeschlossenen BDE Import Log Einträgen werden nicht mehr nach BC übertragen. Je nach Einstellung, im TimeSafe Setup in BC werden die Einträge aber nach einer leicht unterschiedlichen Logik abgeschlossen. Falls PZE = BDE Beispiel: Log Eintrag = 26.04.21, Datum Ausführungszeitpunkt: 26.04.21 Am 25.04.21 existiert für Mitarbeiter X noch eine
Fehlermeldung. Zudem gilt: Es werden nur Buchungen übertragen, welche eine
Auftragsnummer aufweisen. Mit dieser Einstellung müssen Korrekturen an Auftragszeiten in der Regel auch noch BC vorgenommen werden, dafür werden Buchungen i.d.R. mehrmals täglich übertragen. Wird eine einstellbare Toleranzperiode (z.B. drei Tage) überschritten, wird der Log Eintrag als **abgeschlossen** markiert und neue Buchungen an diesem Tag werden nicht mehr übertragen – selbst wenn diese noch nicht in BC vorhanden sind. Beispiel: In diesem Fall würden (noch nicht in BC vorhandene) Buchungen aus TimeSafe mit Buchungsdatum 26.04.21, 25.04.21 und 24.04.21 übertragen. Eine am 26.04.21 erstellte im TimeSafe erstellte Korrekturbuchung mit Buchungsdatum 23.04.21 würde nicht mehr nach BC übertragen. D.h. im obigen Beispiel würde eine Kürzung einer bestehenden Buchung mit Buchungsdatum 25.04.21 zwar innerhalb der Toleranzperiode liegen, aber die Buchungs-ID würde sich nicht ändern. Falls die Originalbuchung schon übertrage wurde, würde die Korrektur-Buchung nicht mehr in BC übertragen werden und müsste somit manuell in BC korrigiert werden über eine entsprechende Journalbuchung. Zudem gilt: Es werden nur Buchungen übertragen, welche eine Auftragsnummer aufweisen. |
Pro Datum und Mitarbeiternummer können mit der Funktion «Einträge erstellen» BDE Import Logeinträge erstellt werden. Diese helfen dem System zu ermitteln, für welches Datum und Mitarbeiter auf TimeSafe noch Buchungen abgefragt werden müssen.
Wichtig: In jedem Fall werden nur Buchungen übertragen, welche ein e Auftragsnummer aufweisen und es werden keine Buchungen mit derselben Buchungs-ID in BC importiert.
Sobald für einen Tag keine Buchungen mehr übertragen werden müssen (etwa weil dieser schon zu weit in der Vergangenheit liegt bei PZE <> BDE) wird der BDE Import Log als abgeschlossen markiert.
Bei PZE = BDE werden alle BDE Import Log Einträge durchlaufen bis und mit des Vortages zum Ausführungszeitpunktes der Funktion, welche nicht abgeschlossen sind. Existiert an diesem Tag (und Mitarbeiter) noch ein Fehler, so wird keine Buchung übertragen und der Tag wird nicht abgeschlossen. Buchungen von nicht abgeschlossenen Tagen bis und mit Vortag übertragen sofern an diesen Tagen bei den Mitarbeitern keine Fehlermeldung vorhanden ist.
Wichtig: Die BDE Import Log Einträge müssen bei der Eröffnung neuer Mitarbeiter (oder Wechsel von Personalnummer) neu angelegt werden. In der Regel werden jährlich die Einträge für die nächsten 1-2 Jahre generiert. Existieren für einen Mitarbeiter keine BDE Import Log Einträge wird BC auch keine Buchungen dieses Mitarbeiters aus TimeSafe anfragen und importieren.
Einträge erstellen
Geben Sie ein Start- und Enddatum an, filtern Sie nach den Mitarbeitern, für welche die BDE Import Log Einträge erstellt werden sollen (auch ohne Angabe von Mitarbeiter Nr. Filter möglich).
Important
Es werden nun Einträge erstellt für alle ermittelten Mitarbeiter, welche zudem das Feld bei «Mitarbeiter im Zeitwirtschaftsystem anlegen» aktiv haben. Es werden nur Einträge erstellt für den definierten Datumsrange – sofern nicht schon ein Eintrag existiert an diesem Tag.
Note
Planen Sie sich einmal im Jahr einen Tag ein, an welchem Sie für alle Mitarbeiter die Einträge für das Folgejahr erstellen. Nehmen Sie diesen Punkt zudem auf die Checkliste für die Eröffnung des Mitarbeiters im Zeitwirtschaftssystem.