Spesenworkflow
Damit die Spesen über den Spesenworkflow ausbezahlt werden können muss pro Benutzer ein Spesenkreditor angelegt und in den Benutzer Einrichtungen hinterlegt werden:
Spesen Cockpit
Verbuchte Spesen werden im Spesen Cockpit kontrolliert und für die Auszahlung vorbereitet. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Rechnung erstellen | Erstellt für alle Zeilen im Status **Freigegeben** eine Kreditorenrechnung |
| Spesen genehmigen | Spesenzeile ist in Ordnung und wird mit der Genehmigung in den Status **Freigegeben** gestellt. |
| Spesen ablehnen | Spesenzeile ist nicht in Ordnung und wird mit der Ablehnung in den Status **Abgelehnt** gesetzt. Ablehnungsgrund: Wird eine Spesenzeile abgelehnt kann ein Grund angegeben werden:
Der Mitarbeiter wird entsprechend informiert (per Mail sofern der Genehmigungsprozess aktiviert wurde) und kann danach den fehlenden Spesenbeleg nachreichen (Spesenbeleg importieren). Der Spesenstatus wird mit der Funktion **Spesenstatus zurücksetzen** wieder auf Offen gesetzt und der Kontrollprozess beginnt wieder von vorne. |
| Spesenstatus zurücksetzen | Spesenzeile kann vom Status **Abgelehnt** wieder in den Status **Offen** zurückgesetzt werden |
| Spesen fotografieren / importieren / öffnen | Ein fehlender Spesenbeleg kann auch direkt im Spesen Cockpit importiert bzw. angezeigt werden. |
Spesen Cockpit Zeilen
Folgende Felder können vor dem Erstellen der Rechnung in den Spesen Cockpit Zeilen aktualisiert werden. Hinweis: Änderungen sind nur im Status Offen oder Abgelehnt möglich:
Menge (Cockpit)
Einstandspreis
MwSt.-Produktbuchungsgruppe
Beschreibung
Rechnung erstellen
Stellen sie sicher, dass vor dem Ausführen der Funktion «Rechnung erstellen» pro Arbeitstyp ein Spesen Konto definiert ist. Dies betrifft alle Arbeitstypen von Typ Spesen welche die Option «Spesen ausbezahlen» aktiviert haben:
Ablauf:
- Rechnung erstellen ausführen: zur Kontrolle wird angezeigt, wie viele Zeilen verarbeitet werden
- Layout der Rechnung wählen:
Sie haben zwei Optionen:
Arbeitstyp (Zusammenzug pro Arbeitstyp)
Detail (1:1 - jede Spesenzeile ergibt eine Rechnungszeile)
- Rechnung konnte erfolgreich erstellt werden
Öffnen sie die erstellt Rechnung, prüfen sie die generierten Zeilen und ergänzen oder ändern, wo notwendig noch weitere Werte bevor die Rechnung gebucht wird:
Die Auszahlung erfolgt anschliessend über den Zahlungsausgangsprozess in der Kreditorenbuchhaltung (Standardprozess).
Spesen in Fremdwährung
Werden Spesen in Fremdwährung erfasst empfehlen wir ihnen die Felder Ausgabenwährungscode, Einstandspreis (MW) und Einstandsbetrag (MW) im Spesen Cockpit einzublenden:
Hinweis: die Spesenauszahlung erfolgt immer in Mandantenwährung.