Ordnerstruktur

Hier wird die gewünschte Ordnerstruktur angelegt. ecoDMS unterscheidet hierbei zwischen Haupt- und Unterordnern. Es wird empfohlen eine möglichst flache und einfache Struktur zu erzeugen.

Warning

Achten Sie darauf, dass Sie die Unterordner nicht mit Dokumentenarten verwechseln. Unterordner sollten nur dann angelegt werden, wenn es bezüglich Berechtigungen notwendig ist.

Für die Business Central Integration empfiehlt sich nur auf Stammdatenstufe ein Ordner anzulegen z.B. Kontakt, Debitor, Kreditor, Artikel, Serviceartikel und Projekt. Dies bedeutet es soll nur eine Ebene von Ordner erstellt werden und damit einhergehend auf eine Ordnerhierarchie verzichtet werden.

Ordnerberechtigung

Um sicherzustellen, dass die Dokumente nur von den tatsächlich zuständigen und autorisierten Benutzern eingesehen und bearbeitet werden können, bietet ecoDMS für jede Datei und jeden angelegten Ordner die Vergabe von separaten Zugriffsrechten an. So bleibt die Vertraulichkeit der Unterlagen geschützt. Für jeden angelegten Ordner können innerhalb der Ordnerstruktur eigene Zugriffsberechtigungen definiert werden. Über den Klassifizierungsdialog können darüber hinaus Berechtigungen für einzelne Dokumente vergeben werden.