Hintergrundverarbeitung

Neben den bereits beschriebenen Möglichkeiten, ein Dokument mit einen Business Central Datensatz zu verlinken (via Factbox oder Scan Inbox), gibt es noch eine dritte Möglichkeit: Die Hintergrundverarbeitung.

Damit können eingescannte Dokumente automatisch im Hintergrund mit einem Business Central Datensatz verknüpft werden. Damit dies funktioniert muss vom ecoDMS OCR-Dienst mindestens ein eindeutiger Wert ermittelt werden können, damit die Zuweisung in Business Central erfolgen kann (beispielsweise die Belegnummer).

Praxis-Beispiel:

Verkaufs-Lieferscheine müssen von Kunden unterzeichnet werden, anschliessend sollen die unterzeichneten Lieferscheine eingescannt und automatisch mit der gebuchten Verkaufslieferung verknüpft werden.

Einrichtung

Für die Verwendung der Hintergrundverarbeitung sind diverse Einrichtungen notwendig:

Hintergrundverarbeitungs-Attribut

Dokumente, welche im Hintergrund verarbeitet werden sollen, müssen mit einem eigenen Attribut (Checkbox) gekennzeichnet werden. Eröffnen Sie dazu in ecoDMS ein entsprechendes Attribut.

Das entsprechende Attribut muss in Business Central im ecoDMS Setup unter Hintergrund Verarbeitung Attribut hinterlegt werden:

Klassifzierungsvorlage

In ecoDMS wird eine entsprechend eingerichtete Klassifzierungsvorlage benötigt. Die Vorlage muss so eingerichtet werden, dass einerseits das Hintergrunds-Attribut auf Ja gesetzt wird und andererseits der eindeutige Wert ausgelesen wird (z.B. die Dokumentennummer).

Hintergrundsjob einrichten

Die Hintergrundverarbeitung in Business Central läuft über die Aufgabenwarteschlange. Das Objekt, welches in der Aufgabenwarteschlange eingerichtet werden muss, ist die Codeunit 3070963.

Verlinkung einrichten

Damit Business Central weiss, über welches Feld die Zuordnung stattfinden soll, muss dies in den ecoDMS Vorlagen definiert werden. Dazu steht das Feld Hintergrundverarbeitung zur Verfügung:

Über die entsprechend markierte(n) Zeile(n) versucht der Hintergrundsjob die Zuordnung zu machen.

Funktionsweise

Der Hintergrundsjob verarbeitet alle ecoDMS Dokumente welche mit dem Hintergrundverarbeitungsattribut = Ja gekennzeichnet sind. Anschliessend geht der Job alle ecoDMS Vorlagen in Business Central durch, in welchen mindestens ein Feld als Hintergrundverarbeitung gekennzeichnet ist. Der Job sucht nun mit dem von ecoDMS ausgelesenen Attributwert ein Business Central Datensatz. Wird einer (oder mehrere) passende Datensätze gefunden, wird das Dokument mit der entsprechenden Vorlage klassifiziert und das Hintergrundverarbeitungs-Attribut auf Nein gesetzt. Ab diesem Zeitpunkt erscheint das Dokument in der Factbox.

Beispiel: Ein Lieferschein wird eingescannt, die Lieferscheinnummer 012591 wird ausgelesen. Der Hintergrundsjob kann in Business Central eine gebuchte Verkaufslieferung mit der Nummer 012591 finden. Da in der ecoDMS Vorlage das Feld Dokumentennummer als Hintergrundsfeld gekennzeichnet ist, wird das Dokument mit der Vorlage der Verkaufslieferung klassifiziert und erscheint ab diesem Zeitpunkt in der Factbox der gebuchten Verkaufslieferung 012591.