Offertabsagen
Im Standard von Business Central können Offerten entweder in Aufträge umgewandelt oder gelöscht werden. Wenn Offerten gelöscht werden, ist es interessant zu wissen warum. Deshalb bietet LogiBase eine Offertabsagen-Funktion/Auswertung.
Einrichtung
Die möglichen Absagegründe werden unter Absagegründe definiert und können später beim Archivieren einer Offerte noch ergänzt werden.
Damit diese Funktion korrekt funktioniert ist es notwendig, in den Debitoren & Verkauf Einrichtungen die Option Offerten archivieren auf Immer zu setzten.
Ausserdem kann hier auch eingestellt werden, dass zwingend ein Absagegrund angegeben werden muss (optional). Wird das Flag "Absagegrund bei Offerte prüfen" aktiviert, können Offerten nicht mehr ohne Angabe eines Absagegrundes gelöscht werden. Bei Aktivierung dieses Setups, müssen Sie jedoch definieren, welche Absagegründe bei der Umwandlung einer Offerte in einen Auftrag und bei der Wiederherstellung einer Archivversion angewandt werden sollen. Technisch gesehen wird beim Ausführen dieser beiden Funktionen die Offerte auch gelöscht und benötigen somit ein "Absagegrund".
Desweitern kann in der Projekt Einrichtung definiert werden, ob bei der Verwendung der Funktion Offerte absagen, das zugehörige Projekt ebenfalls in den abgesagten Status versetzt werden soll. Dazu stehen folgende Einrichtungsfelder zur Verfügung:
Projekthandling bei Offert-Absage: Sie haben die Auswahl zwischen
Nichts tun: Auf dem zugehörigen Projekt wird kein Status-Wechsel vorgenommen bei der Offert-Absage
Benutzer fragen: Der User wird gefragt, ob das Projekt ebenfalls abgesagt werden soll
Automatisch abschliessen: Der Status des zugehörigen Projekts wird bei der Offert-Absage automatisch auf Abgesagt geändert
Projektstatus bei Offert-Absage: Definieren Sie hier den Status in welcher das Projekt versetzt werden soll, sofern sie die Option Benutzer fragen oder Automatisch abschliessen ausgewählt haben.
Verwendung
Falls eine Offerte nicht zu einem Auftrag führt, wird mittels Button "Absage" die Auswahltabelle mit den möglichen Absagegründen aufgerufen und der zutreffende Absagegrund ausgewählt oder allenfalls ergänzt. Mit dem Klick auf OK wird die Offerte ins Verkaufsarchiv verschoben und anschliessend gelöscht.
Beim Klick auf "Abbrechen" wird die Verarbeitung abgebrochen.
Wurde in der Projekt Einrichtung das Projekthandling auf «Benutzer fragen» eingestellt, erscheint im Anschluss folgende Abfrage:
Hinweis: Das Projekt kann nur dann in den Abgesagt (Abgeschlossen) versetzt werden, wenn keine weiteren offenen Belege zum Projekt vorhanden sind, ansonsten beleibt das Projekt offen (es erscheint eine entsprechende Meldung).
Auswertung
Um die verlorenen Offerten auszuwerten, kann der Bericht "Verlorene Offerten" aufgerufen werden.
Darauf werden die folgenden Werte angezeigt:
Offertnummer
Buchungsdatum (entspricht Offertdatum)
Auftraggeber inkl. Adresse
Kostenstelle
Betrag ohne MWST
Archivierungsdatum
Absagegrund Code und Beschreibung
Totalbetrag pro Absagegrund ohne MWST
Totalbetrag ohne MWST (Totalbetrag aller ausgewählten Offerten)